Afspiegelingsbeginsel bij reorganisaties: waar het vaak mis gaat

Grote werkgevers zoals ABN Amro (vacaturestop) en Tata Steel (1600 banen in Nederland) hebben maatregelen aangekondigd. Ook ziet uitkeringsinstantie UWV, de organisatie aan wie voorafgaand toestemming voor een bedrijfseconomisch ontslag moet worden gevraagd, het afgelopen kwartaal het hoogste aantal ontslagaanvragen in vier jaar tijd. Bij reorganisaties is het vaak onvermijdelijk dat arbeidsplaatsen vervallen. Werkgevers die wegens bedrijfseconomische redenen afscheid moeten nemen van personeel, zijn verplicht om zorgvuldig te werk te gaan. Eén van de belangrijkste juridische spelregels daarbij is het afspiegelingsbeginsel. Toch blijkt uit de praktijk en rechtspraak dat het op dit punt vaak misgaat met langdurige en kostbare procedures tot gevolg.

Wat houdt het afspiegelingsbeginsel in?
Het afspiegelingsbeginsel bepaalt dat ontslagen binnen uitwisselbare functies moeten plaatsvinden op basis van de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand. Werknemers worden verdeeld over vijf leeftijdscategorieën, waarna per categorie de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking komt. Doel van dit systeem is om willekeur te voorkomen en een objectieve ontslagvolgorde te waarborgen en om een evenwichtige leeftijdsopbouw in de organisatie te behouden.

Veelvoorkomende valkuilen
Hoewel het beginsel in theorie eenvoudig lijkt, is de toepassing in de praktijk vaak complex. De meest gemaakte fouten zijn:

• Onjuiste bepaling van uitwisselbare functies;
• verkeerde vaststelling van de peildatum;
• het ten onrechte uitsluiten van werknemers op basis van vermeend unieke kwalificaties/functie, zonder deugdelijke onderbouwing;
• onvoldoende documentatie van het gehele afspiegelingsproces;
• onvolledige informatie verstrekking aan het UWV bij de ontslagaanvraag.

Wat zegt de rechtspraak?
De gevolgen van een onjuiste toepassing van het afspiegelingsbeginsel kunnen aanzienlijk zijn. Enkele sprekende voorbeelden uit de jurisprudentie:

–      Rechtbank Utrecht, 4 augustus 2010 (ECLI:NL:RBUTR:2010:BN4353)

De rechtbank oordeelde dat het afspiegelingsbeginsel verkeerd was toegepast doordat de werkgever van een verkeerd uitgangspunt voor wat betreft indiensttredingsdatum is uitgegaan. De opzegging is derhalve onredelijk. Nu opzij-zetting en afwijking van een getalsverhouding en anciënniteitsregeling apart wordt vermeld als kennelijke-onredelijkheidsgrond, moet worden aangenomen dat sprake is van een ernstige tekortkoming waarbij de norm van goed werkgeverschap ernstig is geschonden. Dit had significante gevolgen voor de toegekende schadevergoeding.

–      Rechtbank Utrecht 16 juli 2012 (ECLI:NL:RBUTR:2012:BX4960)

In deze zaak werd de ontslagaanvraag door het UWV afgewezen. Werkgever deed een beroep op de hardheidsclausule en het onmisbaarheidscriterium om af te wijken van het afspiegelingsbeginsel. De rechter oordeelde echter dat werkgever onvoldoende had aangetoond dat er sprake was van een situatie waarin de hardheidsclausule van toepassing was en de behouden werknemer over zodanige bijzondere kennis of bekwaamheden beschikte dat deze onmisbaar was.

–      Gerechtshof Amsterdam 28 februari 2023 (ECLI:NL:GHAMS:2023:534):

Het hof concludeerde dat er onvoldoende relevante informatie beschikbaar was om te beoordelen of het afspiegelingsbeginsel in dit specifieke geval op de juiste wijze was toegepast. Onder deze omstandigheden kon niet worden vastgesteld dat de door de werkgever aangevoerde omstandigheden een redelijke grond opleverden voor ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Het hof kende daarom aan de werknemer een billijke vergoeding van € 10.000,- toe als alternatief voor herstel van de arbeidsovereenkomst.

Praktische tips voor werkgevers
Om juridische risico’s te beperken, adviseren wij werkgevers die een reorganisatie overwegen het volgende:

Breng functies tijdig en objectief in kaart waar mogelijk op basis van functieprofielen en bepaal welke functies uitwisselbaar zijn. Na het opstellen van een overzicht van de categorieën uitwisselbare functies, moeten alle werknemers en externe medewerkers over deze categorieën worden verdeeld.
Voor iedere categorie uitwisselbare functies moeten de werknemers verdeeld worden over 5 groepen: externe medewerkers, werknemers met AOW, werknemers met nul-urencontracten, werknemers met een contract voor bepaalde tijd van maximaal 26 weken en ten slotte werknemers met een contract voor onbepaalde tijd of bepaalde tijd langer dan 26 weken. Voor iedere categorie uitwisselbare functies zal werkgever eerst afscheid nemen van werknemers uit groep 1, dan groep 2, enzovoort.
Verdeel voor iedere categorie uitwisselbare functies de werknemers in leeftijdsgroepen. Reken uit hoeveel werknemers uit iedere leeftijdsgroep moeten worden ontslagen. Werknemers die als laatste in dienst zijn gekomen, moeten als eerst worden ontslagen. Van welke werknemer werkgever als eerst afscheid neemt, hangt af van de groep waarin deze werknemer valt.
Documenteer het afspiegelingsproces zorgvuldig.
Win juridisch advies in vóór aanvang van het UWV-traject.
Betrek de ondernemingsraad of vakorganisaties in een vroeg stadium.

Tot slot
Het afspiegelingsbeginsel is een essentieel onderdeel van een reorganisatie. Zorgvuldige voorbereiding voorkomt problemen én bespaart kosten.

Vragen over reorganisatie of afspiegeling? Halsten staat werkgevers bij gedurende het hele reorganisatietraject, waaronder een collectief ontslag. Neem gerust contact op.