Vakantieopbouw tijdens ziekte: een veelvoorkomende valkuil voor werkgevers

Het komt regelmatig voor: een werkgever wil na twee jaar ziekte in goed overleg afscheid nemen van een langdurig arbeidsongeschikte werknemer. Een beëindigingsovereenkomst wordt opgesteld, de transitievergoeding wordt toegekend (en gecompenseerd door het UWV) en men denkt het dossier correct af te sluiten.

Toch is er één vraag die vaak over het hoofd wordt gezien: hoeveel vakantie-uren heeft de werknemer nog openstaan? Werkgevers denken vaak onterecht dat zieke werknemers hun vakantiedagen automatisch hebben opgenomen tijdens hun afwezigheid, maar dit is juridisch gezien een misvatting die kostbare gevolgen kan hebben.

Vakantieopbouw en ziekte: hoe zit het juridisch?
Ook een werknemer die langdurig arbeidsongeschikt is, bouwt tijdens zijn ziekte wettelijke vakantie-uren op. Deze uren kunnen alleen worden afgeschreven wanneer de werknemer instemt met het opnemen van vakantie én daartoe in staat wordt geacht.

Volgens de wet vervallen wettelijke vakantiedagen van een bepaald jaar op 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar. Maar dit verval mag alleen plaatsvinden als aan een aantal voorwaarden is voldaan:

De werknemer moet schriftelijk en tijdig zijn geïnformeerd over het openstaande saldo.
De werknemer moet daadwerkelijk in de gelegenheid zijn gesteld de vakantiedagen op te nemen.
Daarbij moet de werknemer ook expliciet zijn gewezen op het gevolg: dat de vakantiedagen komen te vervallen als de werknemer ze niet tijdig opneemt.
Is dit niet gebeurd? Dan blijven de dagen behouden.

Let op: als de werknemer niet in staat was om vakantie op te nemen, bijvoorbeeld door de aard of ernst van zijn ziekte bij volledige arbeidsongeschiktheid, dan geldt de vervaltermijn van zes maanden niet. In dat geval geldt in beginsel de verjaringstermijn van vijf jaar, zelfs voor de wettelijke vakantiedagen.

Waar gaat het mis in de praktijk?
In veel gevallen stopt de werkgever — vaak onbewust — met het bijhouden van vakantie-uren zodra een werknemer langdurig ziek is. Er wordt dan niets afgeschreven, terwijl de werknemer wél op vakantie gaat. Dit wordt vaak niet gemeld, laat staan vastgelegd.

Daarnaast wordt in de praktijk zelden voldaan aan de verplichting om de werknemer schriftelijk te wijzen op het openstaande saldo en het aanstaande verval van vakantiedagen.

Zodra de arbeidsovereenkomst na twee jaar ziekte wordt beëindigd, ontstaat er alsnog discussie over een (vermeend) fors openstaand vakantiesaldo. Werknemers claimen dan soms twee jaar aan opgebouwde, niet-genoten vakantiedagen en krijgen daarin regelmatig gelijk.

Wat kunt u doen om dit te voorkomen?
Voorkomen is beter dan genezen. En in dit geval: goedkoper. Een aantal praktische tips:

Blijf ook tijdens ziekte contact houden over vakantieopname.
Registreer vakantie-uren structureel, ook tijdens arbeidsongeschiktheid.
Vraag actief na of de werknemer met vakantie gaat, en bevestig dit schriftelijk.
Informeer schriftelijk over openstaande verlofuren, de vervaldata en het recht op opname.
Op deze manier voorkomt u verrassingen bij het beëindigen van het dienstverband en discussie over de uitbetaling van niet-genoten vakantie.

Heeft u vragen over vakantie tijdens ziekte of andere arbeidsrechtelijke onderwerpen? Wij denken graag met u mee. Neem gerust contact op voor juridisch advies of ondersteuning bij het opstellen van een regeling bij langdurige ziekte of ontslag.