Legal Geek Conference: take-aways van innovatie in Legal Operations & Technology

Legal Innovation Teams

Legal innovation teams zijn niet nieuw, maar het lijkt algemeen te worden dat er veel meer niet-juridische disciplines aan boord zijn. Het gehele Legal team helpt de business om een transactie te doen, op een veilige manier. Maar sluit het aanbod van het legal team aan bij de werkelijke vraag van de business? Vernieuwend zijn teams waarbij UX designers helpen om de juridische service perfect aan te laten sluiten bij de business vraag. Ondersteund door developers (en testers) om de grafische en functionele wijzigingen te bouwen.

Tech vendors bieden soms (vaak) producten aan voor problemen die het legal team helemaal niet ervaart. De zaken gaan zoals ze gaan, en dat werkt. Maar wordt de vraag van de business goed gehoord? En is er voldoende druk om daarop aan te sluiten? Een dergelijke vernieuwing slaagt alleen als de vraag goed begrepen wordt en de oplossing past. Een multidisciplinaire aanpak is dan essentieel.

Information Design

Een klassiek contract straalt vertrouwen uit door een hoop (voor de leek) ingewikkelde bepalingen op te nemen. Achter die complexiteit schuilt namelijk ervaring en kennis, althans dat is de premisse waarop het gebaseerd is. Hoe beter een contract begrepen wordt, hoe groter het wederzijdse begrip voor een bepaalde positie in het contract en hoe hoger de succes rate. Complexiteit lijkt daar haaks op te staan.

Toepassen van een Information Architecture framework kan helpen om de complexiteit te reduceren en zo de duur van contractproces te verkorten, en de succes rate te verhogen. Legal Design is een veel gehoorde uitvoering, maar er zijn legio alternatieve methodes die toegepast kunnen worden door naar andere disciplines te kijken. Interessant is overigens hoe Contract Review software zal reageren op deze alternatieve vormen van contracten. Genoeg stof tot nadenken.

Contract Creation in Word

Het contract lifecycle domein kent inmiddels zoveel aanbieders dat er voor elk budget en organisatie een passende oplossing te vinden is, wat tijdens de conferentie wederom duidelijk werd. Onderstaande tech vendors zijn slechts een kleine greep uit dit aanbod. Interessant is hoe er specifiek binnen Contract Creatie (en onderhandeling) in de afgelopen jaren verschillende aanbieders groot zijn geworden in elk hun eigen niche. De volgende producten doen dit ook nog eens allemaal vanuit Word, om de drempel voor de gebruikers zo klein mogelijk te maken.

• Definely: voor het bewaken en definiëren van alle termen in een contract, maar ook voor het plaatsen van een definitie in de context (zonder verdwaald te raken in het document);
• Document Drafter: doorloopt een Q&A in Word om zo een contract te bouwen. Daarnaast stelt het de gebruiker in staat om in een bestaand document bij een bepaling verder te gaan in de Q&A, of om de Q&A aan te passen. De eindgebruiker kan dat model óf vanuit Word gaan bouwen (Q&A doorlopen) óf vanuit een platform;
• Henchman: stelt de gebruiker in staat om een contract te maken via een clause database. Noemenswaardig is de eenvoud waarmee de clauses gevonden worden in de interface én de manier waarop de clause database tot stand komt: vanuit de volledige Sharepoint library van de organisatie (of andere dataopslag);
• Lexoo: zodra de onderhandeling begonnen is wil je snel en goed kunnen reageren op posities van de wederpartij. Deze add-in (LexPlay) integreert het playbook van het contract in het daadwerkelijke document. Zo zie je direct de positie van de organisatie (inclusief eventuele fallback) op wijzigingen van de wederpartij maar ook een checklist of het contract wat je ontvangt alles bevat wat nodig is voor een succesvolle deal.